נכתב יחד עם ד"ר ארנון רולניק מחבר ספר: Theory and Practice of Online Therapy
Internet-delivered Interventions for Individuals, Groups, Families, and Organizations
ייתכן שזה יראה לכם מעט מוזר שאני מפרסם כאן מאמר בנושא פגישות וירטואליות (שיחות ועידה עם וידיאו), אך בהמשך המאמר תבינו בדיוק במה מדובר, ובינתיים תצטרכו לסמוך עליי.
במאמר זה אסביר בין השאר מדוע מומלץ להימנע מהשימוש בחדרי ישיבות לצורך שיחות וידאו. חשוב לציין שאני מודע לכך שעבור חלקכם מאמר זה יכול להיות מעט מקומם נוכח ההשקעה הגדולה בחדרי ישיבות המצוידים בטכנולוגיה המתקדמת ביותר בתחום, אבל באמת, זה לא זה!
ראשית, וכדי לרדת לעומקו של עניין, נחזור להתחלה.
להלן מספר היגדים שעל כל אחד מהם ניתן להתווכח, אך יחד עם זאת כולם מבוססי מחקר:
כמעט ללא יוצא מן הכלל, ישיבות אפקטיביות דורשות יצירת אווירה המאפשרת פתיחות.
הגורם האנושי הינו החסם הגדול ביותר העומד בפני צוותים וירטואליים[iii]
ריכוז צוות וירטואלי במקום פיזי אחד לטובת פעילות משותפת הינו דבר מאוד אפקטיבי אך לא תמיד אפשרי או מוצדק מבחינה כלכלית.
בייחוד בימים אלה, כאשר נגיף הקורונה מאיים על בריאותינו, רצוי לצמצם ככל הניתן את כמות הנסיעות לחו"ל.
אם כך, הפתרון המתבקש הוא לקיים ישיבות וירטואליות – נשמע פשוט נכון? אז זהו, מסתבר שישיבות וירטואליות לעיתים קרובות אינן יעילות, וזה בלשון המעטה.
ישיבות וירטואלית יכולות להיות מגוונות מאוד בכל הנוגע לתכנים ולמטרות. בנוסף, בשנים האחרונות גילינו שסדנא וירטואלית אשר מנוהלת היטב, עשויה לאפשר למידה משמעותית, נגיעה בנושאים אישיים, הרתמות ושיתוף פעולה גבוה ביותר מצד המשתתפים.
סמן ימני של יעילות העבודה הווירטואלית הינו היכולת לטפל בקבוצת מתמודדים עם מחלות נפשיות באמצעות סדנאות וירטואליות קבוצתיות.
דוגמאות לתכנים אפשריים:
פיתוח צוות.
אומץ - התמודדות עם מחשבות ורגשות.
תקשורת.
סיעור מוחות.
פיתוח תהליכים.
פיתוח מנהיגות.
מרשימה זו אנו יכולים להסיק שניתן להעביר כמעט כל נושא באופן וירטואלי. כמובן שישנם יתרונות מובהקים לסדנאות רגילות בהן כלל המשתתפים נוכחים פיזית, אך גם כאשר אין זה מתאפשר, ניתן לשמר ולקדם את תהליכי הפיתוח של הארגון.
כמו כן, סדנאות וירטואליות מתאימות גם כחלק מהמערך השנתי של הפיתוח בארגון. להלן מספר עצות המכינות לקראת ישיבה וירטואלית, אשר יכולות לתרום להצלחתה:
על מנת ליצור מעורבות גבוהה של כלל המשתתפים, כל משתתף חייב להצטייד בעכבר ומקלדת משלו/ה.
על מנת לשמור על קשר עין עם כל משתתף, חיוני שתהיה מצלמה "אישית". חדרי ישיבות המיועדים לשיחות ועידה באמצעות וידאו אינם מאפשרים עבודה אישית! ולכן רצוי מאוד להשתמש במחשב ולא בטלפון נייד. השימוש בטלפון נייד מקשה על רישום הערות, השתתפות, וכן אינו מייצר סביבת עבודה מתאימה. בדיוק כפי שבסדנא רגילה אנו נוהגים להקפיד על תנאים פיזיים מתאימים, כך גם בישיבה או בסדנא וירטואלית.
בתחילת כל ישיבה חשוב מאוד "לשבור את הקרח" בין המשתתפים על מנת לאפשר להם להכיר זה את זה ולחזק את תחושת השיתופיות ביניהם.
ישיבה ממושכת מול מסך יכולה להיות מאוד מתישה, גם כאשר הנושא מרתק. ולכן חשוב לשלב תרגילים קצרים על מנת לשמור על רמת עירנות ואנרגיה במהלך הישיבה.
יש להרבות את השימוש בצוותים קטנים, לדוגמה, שימוש ביכולת “breakout rooms” של מערכת זום. השימוש בצוותים קטנים מגביר את רמת המעורבות.
יש להשתמש בסימנים ויזואליים מהמשתתפים על מנת לשמור על מעורבות ולוודא שהנושאים שהועלו ברורים לכולם. לדוגמה: "סמנו עם האגודל כאשר הנושא ברור".
שימוש ב"לוח מחיק" משותף מאפשר מעורבות גבוהה של משתתפים בו זמנית - גם בקבוצות גדולות.
מצאנו שהאורך המיטבי לסדנא וריטואלית הינו 150 דקות. בנוגע לישיבות, האורך הינו תמיד נגזרת של המטרות שהוגדרו לישיבה והאילוצים. כלל אצבע – משך הזמן של ישיבה וירטואלית אינו אמור להיות שונה ממשך הזמן של ישיבה רגילה.
פעילות הכנה מצד המשתתפים לקראת הסדנא יכולה למקד ולסייע.
כלל ברזל שיש לזכור תמיד – תפסת מרובה, לא תפסת!
אנו מציעים סדנא ייחודית שפותחה בשיתוף עם ד"ר ארנון רולניק להכשרת ארגונים לשימוש יעיל בשיחות וידאו. נכיר לעומק טכניקות להתגבר על האתגרים שמציב המדיה החוויה הווירטואליות, נלמד כיצד לפצות על היעדר הנוכחות הפיזית ונשלוט ברזי מערכת לשיחות וידיאו.
כמובן, הסדנא מתקיימת באמצעות מפגש וירטואלי!
לקבלת פרטים נוספים ולתיאום מועד, התקשרו עכשיו!
[i]http://cdn.culturewizard.com/PDF/Trends_in_VT_Report_4-17-2016.pdf [ii]https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote [iii]https://content.ebulletins.com/hubfs/C1/Culture%20Wizard/LL-2018%20Trends%20in%20Global%20VTs%20Draft%2012%20and%20a%20half.pdf
Weinberg, Haim, and Arnon Rolnick. "Theory and practice of online therapy." (2020).